MISA CRM.NET 2008 - Mỗi ngày một khám phá (kỳ 2)
Kỳ I: Một số hiệu quả đáng ghi nhớ với người quản lý khi sử dụng MISA CRM.NET 2008
Tình huống thường gặp khi sử dụng MISA CRM.NET 2008 và các giải pháp
1. Khách hàng này được nhập ở đâu? Trong Tiềm năng? Liên hệ? Hay Tổ chức?
Đó là điều băn khoăn thường gặp của nhân viên. Điều này phải do người quản lý thống nhất và đưa ra các quy tắc phân loại khách hàng dựa trên các quy tắc phân loại khách hàng trong tài liệu hướng dẫn của chương trình MISA CRM.NET 2008. Hiện VP Hà Nội đã phân loại khách hàng theo các quy tắc sau: Khách hàng tiềm năng: Là khách hàng vãng lai, lần đầu tiếp xúc, các khách hàng nằm trong danh sách khách hàng để gửi thư, chào hàng, mời tham gia hội thảo, tập huấn lần đầu....Với những khách hàng này bạn nên nhập vào phân hệ Tiềm năng.
Khách hàng đã liên hệ :Là những khách hàng đầu mối thường xuyên phải liên hệ chăm sóc, những khách hàng đã gọi điện trao đổi, những khách hàng đến thẳng công ty ký hợp đồng... thì nên nhập trong Tổ chức và Liên hệ để thuận tiện cho việc theo dõi, chăm sóc.
2. Khi nhập thông tin khách hàng vào Tiềm năng nhân viên thường hay mắc lỗi gì?
Không nhập đầy đủ thông tin vì chưa có hoặc ngại chưa lấy thông tin. Với một Tiềm năng có đầy đủ thông tin thì cơ hội bán hàng sẽ xuất hiện cao hơn. Nhiệm vụ của nhân viên kinh doanh là phải thu thập đầy đủ thông tin về khách hàng tiềm năng này. Điều này sẽ giúp cho người quản lý phân tích, đánh giá được một cách tổng thể về lớp khách hàng Tiềm năng hiện có của đơn vị mình từ đó sẽ có những quyết định đúng đắn về các chiến dịch Marketing.
3. Khi nhập thông tin về Tổ chức, các lỗi thường gặp là gì?
Tên tổ chức viết tắt không có quy ước, không nhập đủ thông tin chung về một tổ chức, đặc biệt những thông tin phục vụ công tác thống kê phân tích của người quản lý như: Số lượng nhân viên, doanh thu, loại tổ chức, phân loại, lĩnh vực, loại sở hữu, địa chỉ cụ thể ... Đối với những tổ chức đang chăm sóc thì không khai báo các việc cần làm, đã làm của từng tổ chức.
4. Những lỗi thường gặp khi nhập thông tin về Liên hệ?
Xưng hô không có hoặc không thống nhất, tốt nhất chỉ nên thống nhất dùng từ Ông hoặc Bà cho tiện khi gửi thư hoặc làm hợp đồng, thanh lý. Nếu không thống nhất trong toàn hệ thống thì nhân viên nhập đủ cách xưng hộ (Mr, Miss, Mrs, Cô,Chị, Anh...). Họ và tên không nhập đầy đủ, chức danh hay viết tắt (GĐ, KTT), thiếu phân loại, nguồn gốc thông tin về người liên hệ... Đối với những Liên hệ đang chăm sóc nhân viên không nhập việc cần làm, đã làm với từng Liên hệ.
5. Những lỗi thường gặp khi khai báo Cơ hội bán hàng?
Không sinh cơ hội từ Tổ chức có sẵn mà tự tạo mới cơ hội nên mất thời gian chọn, nhập lại thông tin. Tên cơ hội nhập không thống nhất và không đúng. Người quản lý nên thống nhất quy ước đặt tên một số Tên cơ hội và gắn mỗi tên cơ hội với tên Tổ chức ví dụ: Bán mới MISA Mimosa 2006: Đơn vị ABC; Bán đĩa CD và Tài liệu MISA Mimosa 2006: Đơn vị XYZ... Đặc biệt thường nhập thiếu các thông tin quan trọng về cơ hội như: Nguồn gốc, Phân loại, sản phẩm, Liên hệ, việc cần làm, đã làm...Các bước tiếp theo của cơ hội không thống nhất, mỗi nhân viên ghi một kiểu mặc dù cùng một bước tương tự. Vì vậy người quản lý cần thống nhất các bước tiếp theo cho một cơ hội. Khi cơ hội Thắng chưa biết chọn Kết thúc để chuyển sang theo dõi trong Hợp đồng, đôi khi còn theo dõi trùng lặp giữa việc cần làm của Hợp đồng sang phần Cơ hội bởi chưa biết khi nào thì một Cơ hội được kết thúc. Các nhân viên chưa ý thức được mọi kết quả kinh doanh của mình sẽ được đánh giá chủ yếu dựa vào thông tin của các cơ hội do chính nhân viên đó thực hiện.
6. Những lỗi thường gặp khi nhập thông tin về Hợp đồng?
Chọn chưa đúng tình trạng của Hợp đồng, chưa nhập đủ thông tin về chi phí của hợp đồng cũng như chưa cập nhật kịp thời các khoản tiền đã thu của từng hợp đồng, thiếu thông tin về sản phẩm, phân loại hợp đồng, không nhập việc cần làm, đã làm đối với từng hợp đồng...
Tại sao nhân viên thường mắc các lỗi trên khi sử dụng MISA CRM.NET 2008
1. Bản thân lãnh đạo cũng như nhân viên chưa ý thức được ý nghĩa và hiệu quả của việc nhập đầy đủ và chính xác các thông tin trong MISA CRM.NET 2008. Thậm chí các nhân viên và cả trưởng nhóm còn chưa tự xem các báo cáo trong MISA CRM.NET 2008 và chưa hiểu hết ý nghĩa của từng báo cáo.
2. Do thói quen của nhân viên ngại xin đủ thông tin, ngại nhập chi tiết thông tin về khách hàng hoặc giao dịch hàng ngày với khách hàng
3. Khối lượng nhập liệu ban đầu tương đối lớn: Vừa nhập thông tin khách hàng mới, vừa nhập thông tin khách hàng cũ, vừa làm chỉnh sửa bởi chương trình đang được hoàn thiện cũng như các danh mục từ điển chưa được thống nhất một cách nhất quán ngay từ đầu.
Giải pháp khắc phục
1. Bản thân nhân viên cũng như các cấp quản lý từ Trưởng nhóm trở lên phải hiểu rõ hiệu quả, ý nghĩa của việc nhập đầy đủ, chính xác thông tin. Tự kiểm tra kết quả làm việc của bản thân cũng như của nhóm thông qua việc khai thác các báo cáo có sẵn trong MISA CRM.NET 2008. Không ai khác chính nhân viên kinh doanh là nhân lực chủ yếu và quyết định hiệu quả của việc sử dụng MISA CRM.NET 2008 nên bản thân mỗi người phải có sự nhiệt huyết và lòng quyết tâm cao độ khi sử dụng sản phẩm công nghệ mới này trong công việc kinh doanh hàng ngày.
2. Các cấp quản lý phải thống nhất danh mục các từ điển cần thiết khi khai báo trong MISA CRM.NET 2008, thống nhất các mẫu biểu sử dụng chung, định nghĩa các quy trình làm việc thống nhất trong toàn Văn phòng.
3. Các cấp quản lý phải thường xuyên đốc thúc, quán triệt ý thức trách nhiệm nhập liệu trong MISA CRM.NET 2008, thậm chí phải có cơ chế thưởng phạt về ý thức tích cực hay lười biếng của từng nhân viên.
Kỳ I: Một số hiệu quả đáng ghi nhớ với người quản lý khi sử dụng MISA CRM.NET 2008
Tình huống thường gặp khi sử dụng MISA CRM.NET 2008 và các giải pháp
1. Khách hàng này được nhập ở đâu? Trong Tiềm năng? Liên hệ? Hay Tổ chức?
Đó là điều băn khoăn thường gặp của nhân viên. Điều này phải do người quản lý thống nhất và đưa ra các quy tắc phân loại khách hàng dựa trên các quy tắc phân loại khách hàng trong tài liệu hướng dẫn của chương trình MISA CRM.NET 2008. Hiện VP Hà Nội đã phân loại khách hàng theo các quy tắc sau: Khách hàng tiềm năng: Là khách hàng vãng lai, lần đầu tiếp xúc, các khách hàng nằm trong danh sách khách hàng để gửi thư, chào hàng, mời tham gia hội thảo, tập huấn lần đầu....Với những khách hàng này bạn nên nhập vào phân hệ Tiềm năng.
Khách hàng đã liên hệ :Là những khách hàng đầu mối thường xuyên phải liên hệ chăm sóc, những khách hàng đã gọi điện trao đổi, những khách hàng đến thẳng công ty ký hợp đồng... thì nên nhập trong Tổ chức và Liên hệ để thuận tiện cho việc theo dõi, chăm sóc.
2. Khi nhập thông tin khách hàng vào Tiềm năng nhân viên thường hay mắc lỗi gì?
Không nhập đầy đủ thông tin vì chưa có hoặc ngại chưa lấy thông tin. Với một Tiềm năng có đầy đủ thông tin thì cơ hội bán hàng sẽ xuất hiện cao hơn. Nhiệm vụ của nhân viên kinh doanh là phải thu thập đầy đủ thông tin về khách hàng tiềm năng này. Điều này sẽ giúp cho người quản lý phân tích, đánh giá được một cách tổng thể về lớp khách hàng Tiềm năng hiện có của đơn vị mình từ đó sẽ có những quyết định đúng đắn về các chiến dịch Marketing.
3. Khi nhập thông tin về Tổ chức, các lỗi thường gặp là gì?
Tên tổ chức viết tắt không có quy ước, không nhập đủ thông tin chung về một tổ chức, đặc biệt những thông tin phục vụ công tác thống kê phân tích của người quản lý như: Số lượng nhân viên, doanh thu, loại tổ chức, phân loại, lĩnh vực, loại sở hữu, địa chỉ cụ thể ... Đối với những tổ chức đang chăm sóc thì không khai báo các việc cần làm, đã làm của từng tổ chức.
4. Những lỗi thường gặp khi nhập thông tin về Liên hệ?
Xưng hô không có hoặc không thống nhất, tốt nhất chỉ nên thống nhất dùng từ Ông hoặc Bà cho tiện khi gửi thư hoặc làm hợp đồng, thanh lý. Nếu không thống nhất trong toàn hệ thống thì nhân viên nhập đủ cách xưng hộ (Mr, Miss, Mrs, Cô,Chị, Anh...). Họ và tên không nhập đầy đủ, chức danh hay viết tắt (GĐ, KTT), thiếu phân loại, nguồn gốc thông tin về người liên hệ... Đối với những Liên hệ đang chăm sóc nhân viên không nhập việc cần làm, đã làm với từng Liên hệ.
5. Những lỗi thường gặp khi khai báo Cơ hội bán hàng?
Không sinh cơ hội từ Tổ chức có sẵn mà tự tạo mới cơ hội nên mất thời gian chọn, nhập lại thông tin. Tên cơ hội nhập không thống nhất và không đúng. Người quản lý nên thống nhất quy ước đặt tên một số Tên cơ hội và gắn mỗi tên cơ hội với tên Tổ chức ví dụ: Bán mới MISA Mimosa 2006: Đơn vị ABC; Bán đĩa CD và Tài liệu MISA Mimosa 2006: Đơn vị XYZ... Đặc biệt thường nhập thiếu các thông tin quan trọng về cơ hội như: Nguồn gốc, Phân loại, sản phẩm, Liên hệ, việc cần làm, đã làm...Các bước tiếp theo của cơ hội không thống nhất, mỗi nhân viên ghi một kiểu mặc dù cùng một bước tương tự. Vì vậy người quản lý cần thống nhất các bước tiếp theo cho một cơ hội. Khi cơ hội Thắng chưa biết chọn Kết thúc để chuyển sang theo dõi trong Hợp đồng, đôi khi còn theo dõi trùng lặp giữa việc cần làm của Hợp đồng sang phần Cơ hội bởi chưa biết khi nào thì một Cơ hội được kết thúc. Các nhân viên chưa ý thức được mọi kết quả kinh doanh của mình sẽ được đánh giá chủ yếu dựa vào thông tin của các cơ hội do chính nhân viên đó thực hiện.
6. Những lỗi thường gặp khi nhập thông tin về Hợp đồng?
Chọn chưa đúng tình trạng của Hợp đồng, chưa nhập đủ thông tin về chi phí của hợp đồng cũng như chưa cập nhật kịp thời các khoản tiền đã thu của từng hợp đồng, thiếu thông tin về sản phẩm, phân loại hợp đồng, không nhập việc cần làm, đã làm đối với từng hợp đồng...
Tại sao nhân viên thường mắc các lỗi trên khi sử dụng MISA CRM.NET 2008
1. Bản thân lãnh đạo cũng như nhân viên chưa ý thức được ý nghĩa và hiệu quả của việc nhập đầy đủ và chính xác các thông tin trong MISA CRM.NET 2008. Thậm chí các nhân viên và cả trưởng nhóm còn chưa tự xem các báo cáo trong MISA CRM.NET 2008 và chưa hiểu hết ý nghĩa của từng báo cáo.
2. Do thói quen của nhân viên ngại xin đủ thông tin, ngại nhập chi tiết thông tin về khách hàng hoặc giao dịch hàng ngày với khách hàng
3. Khối lượng nhập liệu ban đầu tương đối lớn: Vừa nhập thông tin khách hàng mới, vừa nhập thông tin khách hàng cũ, vừa làm chỉnh sửa bởi chương trình đang được hoàn thiện cũng như các danh mục từ điển chưa được thống nhất một cách nhất quán ngay từ đầu.
Giải pháp khắc phục
1. Bản thân nhân viên cũng như các cấp quản lý từ Trưởng nhóm trở lên phải hiểu rõ hiệu quả, ý nghĩa của việc nhập đầy đủ, chính xác thông tin. Tự kiểm tra kết quả làm việc của bản thân cũng như của nhóm thông qua việc khai thác các báo cáo có sẵn trong MISA CRM.NET 2008. Không ai khác chính nhân viên kinh doanh là nhân lực chủ yếu và quyết định hiệu quả của việc sử dụng MISA CRM.NET 2008 nên bản thân mỗi người phải có sự nhiệt huyết và lòng quyết tâm cao độ khi sử dụng sản phẩm công nghệ mới này trong công việc kinh doanh hàng ngày.
2. Các cấp quản lý phải thống nhất danh mục các từ điển cần thiết khi khai báo trong MISA CRM.NET 2008, thống nhất các mẫu biểu sử dụng chung, định nghĩa các quy trình làm việc thống nhất trong toàn Văn phòng.
3. Các cấp quản lý phải thường xuyên đốc thúc, quán triệt ý thức trách nhiệm nhập liệu trong MISA CRM.NET 2008, thậm chí phải có cơ chế thưởng phạt về ý thức tích cực hay lười biếng của từng nhân viên.
Tình huống thường gặp khi sử dụng MISA CRM.NET 2008 và các giải pháp
1. Khách hàng này được nhập ở đâu? Trong Tiềm năng? Liên hệ? Hay Tổ chức?
Đó là điều băn khoăn thường gặp của nhân viên. Điều này phải do người quản lý thống nhất và đưa ra các quy tắc phân loại khách hàng dựa trên các quy tắc phân loại khách hàng trong tài liệu hướng dẫn của chương trình MISA CRM.NET 2008. Hiện VP Hà Nội đã phân loại khách hàng theo các quy tắc sau: Khách hàng tiềm năng: Là khách hàng vãng lai, lần đầu tiếp xúc, các khách hàng nằm trong danh sách khách hàng để gửi thư, chào hàng, mời tham gia hội thảo, tập huấn lần đầu....Với những khách hàng này bạn nên nhập vào phân hệ Tiềm năng.
Khách hàng đã liên hệ :Là những khách hàng đầu mối thường xuyên phải liên hệ chăm sóc, những khách hàng đã gọi điện trao đổi, những khách hàng đến thẳng công ty ký hợp đồng... thì nên nhập trong Tổ chức và Liên hệ để thuận tiện cho việc theo dõi, chăm sóc.
2. Khi nhập thông tin khách hàng vào Tiềm năng nhân viên thường hay mắc lỗi gì?
Không nhập đầy đủ thông tin vì chưa có hoặc ngại chưa lấy thông tin. Với một Tiềm năng có đầy đủ thông tin thì cơ hội bán hàng sẽ xuất hiện cao hơn. Nhiệm vụ của nhân viên kinh doanh là phải thu thập đầy đủ thông tin về khách hàng tiềm năng này. Điều này sẽ giúp cho người quản lý phân tích, đánh giá được một cách tổng thể về lớp khách hàng Tiềm năng hiện có của đơn vị mình từ đó sẽ có những quyết định đúng đắn về các chiến dịch Marketing.
3. Khi nhập thông tin về Tổ chức, các lỗi thường gặp là gì?
Tên tổ chức viết tắt không có quy ước, không nhập đủ thông tin chung về một tổ chức, đặc biệt những thông tin phục vụ công tác thống kê phân tích của người quản lý như: Số lượng nhân viên, doanh thu, loại tổ chức, phân loại, lĩnh vực, loại sở hữu, địa chỉ cụ thể ... Đối với những tổ chức đang chăm sóc thì không khai báo các việc cần làm, đã làm của từng tổ chức.
4. Những lỗi thường gặp khi nhập thông tin về Liên hệ?
Xưng hô không có hoặc không thống nhất, tốt nhất chỉ nên thống nhất dùng từ Ông hoặc Bà cho tiện khi gửi thư hoặc làm hợp đồng, thanh lý. Nếu không thống nhất trong toàn hệ thống thì nhân viên nhập đủ cách xưng hộ (Mr, Miss, Mrs, Cô,Chị, Anh...). Họ và tên không nhập đầy đủ, chức danh hay viết tắt (GĐ, KTT), thiếu phân loại, nguồn gốc thông tin về người liên hệ... Đối với những Liên hệ đang chăm sóc nhân viên không nhập việc cần làm, đã làm với từng Liên hệ.
5. Những lỗi thường gặp khi khai báo Cơ hội bán hàng?
Không sinh cơ hội từ Tổ chức có sẵn mà tự tạo mới cơ hội nên mất thời gian chọn, nhập lại thông tin. Tên cơ hội nhập không thống nhất và không đúng. Người quản lý nên thống nhất quy ước đặt tên một số Tên cơ hội và gắn mỗi tên cơ hội với tên Tổ chức ví dụ: Bán mới MISA Mimosa 2006: Đơn vị ABC; Bán đĩa CD và Tài liệu MISA Mimosa 2006: Đơn vị XYZ... Đặc biệt thường nhập thiếu các thông tin quan trọng về cơ hội như: Nguồn gốc, Phân loại, sản phẩm, Liên hệ, việc cần làm, đã làm...Các bước tiếp theo của cơ hội không thống nhất, mỗi nhân viên ghi một kiểu mặc dù cùng một bước tương tự. Vì vậy người quản lý cần thống nhất các bước tiếp theo cho một cơ hội. Khi cơ hội Thắng chưa biết chọn Kết thúc để chuyển sang theo dõi trong Hợp đồng, đôi khi còn theo dõi trùng lặp giữa việc cần làm của Hợp đồng sang phần Cơ hội bởi chưa biết khi nào thì một Cơ hội được kết thúc. Các nhân viên chưa ý thức được mọi kết quả kinh doanh của mình sẽ được đánh giá chủ yếu dựa vào thông tin của các cơ hội do chính nhân viên đó thực hiện.
6. Những lỗi thường gặp khi nhập thông tin về Hợp đồng?
Chọn chưa đúng tình trạng của Hợp đồng, chưa nhập đủ thông tin về chi phí của hợp đồng cũng như chưa cập nhật kịp thời các khoản tiền đã thu của từng hợp đồng, thiếu thông tin về sản phẩm, phân loại hợp đồng, không nhập việc cần làm, đã làm đối với từng hợp đồng...
Tại sao nhân viên thường mắc các lỗi trên khi sử dụng MISA CRM.NET 2008
1. Bản thân lãnh đạo cũng như nhân viên chưa ý thức được ý nghĩa và hiệu quả của việc nhập đầy đủ và chính xác các thông tin trong MISA CRM.NET 2008. Thậm chí các nhân viên và cả trưởng nhóm còn chưa tự xem các báo cáo trong MISA CRM.NET 2008 và chưa hiểu hết ý nghĩa của từng báo cáo.
2. Do thói quen của nhân viên ngại xin đủ thông tin, ngại nhập chi tiết thông tin về khách hàng hoặc giao dịch hàng ngày với khách hàng
3. Khối lượng nhập liệu ban đầu tương đối lớn: Vừa nhập thông tin khách hàng mới, vừa nhập thông tin khách hàng cũ, vừa làm chỉnh sửa bởi chương trình đang được hoàn thiện cũng như các danh mục từ điển chưa được thống nhất một cách nhất quán ngay từ đầu.
Giải pháp khắc phục
1. Bản thân nhân viên cũng như các cấp quản lý từ Trưởng nhóm trở lên phải hiểu rõ hiệu quả, ý nghĩa của việc nhập đầy đủ, chính xác thông tin. Tự kiểm tra kết quả làm việc của bản thân cũng như của nhóm thông qua việc khai thác các báo cáo có sẵn trong MISA CRM.NET 2008. Không ai khác chính nhân viên kinh doanh là nhân lực chủ yếu và quyết định hiệu quả của việc sử dụng MISA CRM.NET 2008 nên bản thân mỗi người phải có sự nhiệt huyết và lòng quyết tâm cao độ khi sử dụng sản phẩm công nghệ mới này trong công việc kinh doanh hàng ngày.
2. Các cấp quản lý phải thống nhất danh mục các từ điển cần thiết khi khai báo trong MISA CRM.NET 2008, thống nhất các mẫu biểu sử dụng chung, định nghĩa các quy trình làm việc thống nhất trong toàn Văn phòng.
3. Các cấp quản lý phải thường xuyên đốc thúc, quán triệt ý thức trách nhiệm nhập liệu trong MISA CRM.NET 2008, thậm chí phải có cơ chế thưởng phạt về ý thức tích cực hay lười biếng của từng nhân viên.